Projekt-Beispiel

Bei folgendem Unternehmen wurde ein Überzahlungs-Check durchgeführt:

Ausgangslage

In der Buchhaltung fielen in der Vergangenheit in unregelmäßigem Abstand Doppelzahlungen an Lieferanten auf. Oft aber nur deshalb weil sich die betroffenen Lieferanten meldeten und die Rückzahlung anboten.

Es war außerdem aufgefallen, dass einzelne Lieferanten ihre Rechnungen an mehrere Standorte sendeten. Dies stellte eine Fehlerursache dar.

Dennoch waren einzelne Ansprechpartner auf Seiten des Kunden zunächst skeptisch ob es tatsächlich genug Überzahlungen gab, um eine Prüfung zu rechtfertigen.


Eckdaten des Auftraggebers:

Branche Facility Management
Umsatz p.a. 150 Mio. EUR
Anzahl Lieferanten-Rechnungen p.a. ca. 120.000 Stück
Wert Lieferanten-Rechnungen p.a. ca. 105 Mio. EUR
Organisation der Buchhaltung dezentral
Buchhaltungssystem SAP
Anzahl Kreditoren 8.306

Eckdaten des Projektes:

Anzahl geprüfter Jahre 5 Jahre
Dauer Gesamtprojekt 7 Wochen
Dauer Vor-Ort-Aufenthalt beim Kunden 2 Wochen

Ergebnis des Überzahlungs-Check:

Anzahl erfolgter Überzahlungen 356 Stück
…davon bisher unentdeckt 162 Stück
Wert der erfolgten Überzahlungen 491 TEUR
…Wert der bisher unentdeckten Überz. 198 TEUR

Diagramm

Fazit

In Folge des Überzahlungs-Check konnte unser Kunde mit minimalem eigenem Aufwand sechsstellige Rückzahlungserlöse erwirtschaften.

Dennoch konnte bestätigt werden, dass die Buchhaltung eine unterdurchschnittliche Fehlerquote aufwies: Denn durchschnittliche erfolgte nur eine Überzahlung bei der Verbuchung von 1.685 Rechnungen.

Mit Hilfe von Averdes konnten außerdem mehrere wiederkehrende Fehlerquellen korrigiert werden. Der größte Teil der Überzahlungen beruhte jedoch auf menschlichen Fehlern von Buchhaltungsmitarbeitern oder Mitarbeitern des Lieferanten.