Veränderungen im Beschaffungs- oder Kreditorenwesen können dramatische Auswirkungen auf die Lieferantenzahlungen haben. Veränderungen können vollständige ERP-Migrationen in die Cloud, System-Upgrades, Fusionen und Übernahmen, kleinere Prozessanpassungen oder Mitarbeiterwechsel sein.
Die Kern-Botschaft lautet: Wenn ein Unternehmen neue Technologien zur Effizienzsteigerung einsetzt, kommt es zu massiven Veränderungen. Und Veränderungen – selbst positive – können zu Überzahlungen führen.
Inhaltsverzeichnis
1. Wie Veränderungen zu Überzahlungen führen?
Nehmen wir das Beispiel E-Invoicing. E-Invoicing ist ein wichtiger Aspekt, um manuelle Prozesse zu reduzieren – jedoch treten bei der Einführung bei unseren Kunden zunächst mehr Überzahlungen auf als zuvor. Lieferanten senden Rechnungen auf mehreren Wegen, doppelt ein; sie rufen an und fragen, wo ihre Zahlung bleibt, und die AP-Abteilung hebt manchmal Kontrollen auf, um die Zahlung schnell freizugeben. Bei einem jüngsten Beispiel eines Kunden kam es sogar vor, dass eine einzelne Rechnung (3 Monate nach der Einführung des eInvoicing) insgesamt sechsmal bezahlt wurde!
Während der viermonatigen Umstellungsphase bei diesem Kunden gab es einen 300%igen Anstieg bei Überzahlungen, die erst durch unseren Überzahlungs-Check entdeckt wurden.
2. Bekämpfung von Überzahlungen mit Best Practices in der Prüfung
Aber keine Sorge: Es gibt Maßnahmen, die Sie ergreifen können, um sich auf Veränderungen vorzubereiten und das Risiko von Überzahlungen während Systemtransformationen, Upgrades, Automatisierungsprojekten und organisatorischen Veränderungen wie Fusionen und Übernahmen zu vermeiden.
A. Optimieren Sie Ihr ERP-System nach einem ersten Überzahlungs-Check.
Ihr Buchhaltungssystem – sei es SAP, ein Microsoft-System, DATEV oder etwas anderes – sollte eine Kontrolle zur Verhinderung von Doppelzahlungen besitzen. Die Kunst besteht darin, das richtige Gleichgewicht zu finden: möglichst viele Duplikate erkennen, ohne zu viele Ausnahmen und Verzögerungen in der Zahlungsabwicklung zu verursachen. Der beste Weg dazu ist, Einblick in die Ursachen Ihrer Doppelzahlungen zu gewinnen. Vor einem ERP-Upgrade oder einer Migration sollten Sie einen unabhängigen Überzahlungs-Check durchführen lassen. Dadurch sammeln Sie Informationen, die die Konfiguration Ihres neuen Systems verbessern.
Wie? Ein overpayment check deckt Schwachstellen in Ihren Prozessen und Systemlücken auf und gibt Empfehlungen zu deren Verbesserung. Im Laufe der Jahre haben wir regelmäßige Fehlerursachen, die zu Überzahlungen führen – wie vertauschte Ziffern, Kreditorenduplikate, inkonsistente Rechnungscodierungen, Rabatte, Retouren und mehr – kategorisiert. Diese Informationen können Ihnen helfen, Ihre primären Kontrollen in Ihrem neuen ERP-System besser zu konfigurieren. Die Rückgewinnungen aus unserem Projekt können sogar als Investition in Software oder Systeme verwendet werden, die Ihren P2P-Prozess verbessern.
B. Führen Sie regelmäßige Prüfungen und Software-Upgrades zur Vermeidung von Doppelzahlungen und weiteren Überzahlungen durch.
Ich wiederhole es gern: Veränderungen haben Auswirkungen auf Prüfungsergebnisse. Aus Erfahrung weiß ich, dass sobald Sie Ihr ERP-System aktualisieren, konsolidieren oder migrieren, ein Unternehmen übernehmen, ein neues Buchhaltungssystem einführen, Ihren Beschaffungsprozess ändern oder eine wesentliche Störung Ihres Betriebsablaufes erleben (denken Sie an COVID-19), es zu einem Anstieg von Lieferantenguthaben, Doppel- und Falschzahlungen, fehlenden Rabatt-Abzügen, ungenutzten Gutschriften und Fehlern bei den Steuerabzügen kommt.
Achten Sie bei der Verhinderung von Doppelzahlungen darauf, dass Ihre Software auf dem neuesten Stand ist. Das ist dringend zu raten. Auch wir entwickeln uns ständig weiter, um mit den Best Practices Schritt zu halten – und genau das ist die beste Art von Veränderung.
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Founder and Managing Director