Konditionen-Check –
wir finden noch unbekannte Guthaben für Sie.

Es gibt zahlreiche Ursachen für die fehlerhafte Anwendung von Konditionen, darunter:

■ Mehrdeutige Vertragsbedingungen
■ Unterschiedliche Interpretationen von Vertragsklauseln
■ System- und Kontrollbeschränkungen
■ Nicht kompatible oder sich überschneidende Systeme
■ Nicht vertraglich geregelte Aktivitäten
■ Hochkomplexe Beschaffungsprozesse
■ Organisatorische Veränderungen
■ Lieferantenwechsel
■ Komplexe Lieferketten
■ Fluktuation von Personal (bei Ihnen oder Ihren Lieferanten)
■ Menschliche Fehler

Selbst mit den modernsten ERP Systemen, ständigen Kontrollen durch Einkauf oder Rechnungswesen und eingespielte Prozesse können Fehler auftreten. Häufige Fehler, die zu finanziellen Verlusten führen, sind z.B.:

■ Nicht übermittelte oder fehlende Rückvergütungen

■ Fehlerhaft gebuchte Gutschriften
■ Unvollständige Werbekostenzuschüsse (WKZ)
■ Überzahlungen
■ Doppelzahlungen
■ Unvollständige Abzüge bei Einzelrechnungen
■ Nicht genutzte Rabatte
■ Fehlerhafte Aktionspreisberechnungen
■ Fehlende Umsatzboni aus Vorjahren
■ Nicht zugestellte Retouren-Gutschriften
■ Preisschwankungen in regulierten Märkten
■ Zahlungen für nicht mehr genutzte Dienstleistungen
■ Ausstehende Gutschriften für Qualitätsmängel und Vertragsverletzungen
■ Einkäufe außerhalb des PO-Prozesses, die bei Bonus-Berechnungen fehlen

Ein Konditionen-Check ist eine äußerst effektive Möglichkeit, finanzielle Verluste zu minimieren. Unsere Kunden erhalten teilweise Regel bis zu 10% ihrer Ausgaben bei einzelnen Lieferanten zurück. Gleichzeitig entsteht für Sie keine Arbeit: Den kompletten Prozess von Analyse bis Abstimmung mit Ihren Geschäftspartnern übernehmen auf Wunsch gerne wir.

Unser Team begleitet Sie gerne durch den gesamten Prozess. Generell umfasst die Vorbereitung:

■ Identifikation relevanter Stakeholder und Sicherstellung ihrer Zustimmung
■ Analyse interner Prozesse und Festlegung des Projekt-Umfangs
■ Sammlung der erforderlichen Dokumente
■ Welche Verträge werden bei dem Konditionen-Check geprüft werden?

Averdes analysiert Ihre Lieferantenverträge, um das größte Einsparpotenzial zu identifizieren. Dabei werden über 30 verschiedene Risikofaktoren berücksichtigt, darunter:

■ Volumen und Zahl der Rechnungen und Gutschriften
■ Vertragskomplexität
■ Bisherige Auffälligkeiten dieses Lieferanten bei Ihnen
■ Unsere Erfahrungen zu diesem Lieferanten aus früheren Projekten
■ Strategische Bedeutung des Lieferanten

Unser Ansatz gliedert sich in vier Phasen:

1. Vorbereitung – Festlegung der Projekt-Strategie, Schulung und Abstimmung der Stakeholder, Risikoanalyse und Programmdesign.

2. Planung – Einholung der Genehmigung, Erfassung der relevanten Daten, Kontaktaufnahme
mit Lieferanten, Auswahl von Stichproben und Vorabtests.

3. Durchführung – Prüfung von Daten, Abstimmung mit Lieferanten, Rückforderung der
identifizierten Guthaben (nur nach Freigabe von Ihnen), Erarbeitung vorläufiger
Schlussfolgerungen.

4. Lösung – Präsentation der Ergebnisse, Erstellung des finalen Auditberichts, Umsetzung von
Optimierungsmaßnahmen.

Die Kosten variieren je nach Umfang des Projekts. In vielen Fällen kann das Projekt so gestaltet werden, dass es sich selbst finanziert – die durch unser Projekt identifizierten Rückflüsse übersteigen die Kosten und führen zu einem positiven Gesamtergebnis.

Der Zeitaufwand für Ihr Unternehmen ist minimal. Dank unserer erfahrenen Experten und
fortschrittlichen Technologien reduziert sich der Aufwand des Projektleiters auf Kundenseite auf max. 1 Stunde pro Woche – diese benötigen wir hauptsächlich um sie in regelmäßigen Jour Fixes zu informieren und kann auch noch weiter reduziert werden.

Ein Konditionen-Check dauert zwischen 4 Wochen und 3 Monate vom Kick-off-Meeting bis zur endgültigen Rückgewinnung der Mittel und dem Reporting an Sie – abhängig von der Zahl der Lieferanten und Verträge.

Nur einige der Vorteile umfassen:

■ Bewertung und Verbesserung der Lieferanten-Compliance
■ Reduzierung finanzieller und betrieblicher Risiken
■ Rückgewinnung von zu viel gezahlten Beträgen und Verbesserung des Cashflows
■ Senkung der Betriebskosten
■ Optimierung der Vertragsstruktur zur Vermeidung künftiger Fehler

Der Hauptgrund für ein Projekt ist Ihre Absicherung, dass die in Ihren Lieferantenverträgen
verhandelten Werte auch tatsächlich realisiert werden. Averdes identifiziert zudem Schwachstellen in Ihren Prozessen und hilft Ihnen, künftige finanzielle Verluste zu vermeiden.

Konditionen-Checks sind in nahezu für jede Branche relevant, darunter:

■ Einzelhandel (hier sogar sehr relevant)
■ Banken
■ Konsumgüterindustrie
■ Versicherungen
■ Telekommunikation
■ Medien und Unterhaltung
■ Pharmazeutische Industrie
■ Energie

Jedes Unternehmen, das mit externen Lieferanten arbeitet, profitiert von einem Konditionen-Check. Globale Lieferketten, unterschiedliche Vertragsbedingungen, isolierte Abteilungen und fragmentierte Systeme erschweren die Sicherstellung, dass verhandelte Preise und Bedingungen auch tatsächlich eingehalten werden. Wir helfen Ihnen diese Schwierigkeiten zu reduzieren, entlasten Ihre eigenen Teams und bringen Ihnen gleich noch zusätzliche Erträge aus der Rückgewinnung der identifizierten Fälle.