Vorgehen
Unsere Projekte folgen einem einfachen Ablauf.
Immer auf Transparenz und Ihren Mehrwert ausgerichtet: In fünf Projektphasen kommen wir vom ersten Gespräch bis zum finalen Projektbericht. Per Status-Update werden Sie ständig über die Erreichung der Milestones informiert.
Phase 1
Dauer: 1-5 Tage
Es geht los. Wir beginnen mit dem Kopieren einiger Daten aus Ihrem ERP-System. Dieser Schritt ist einfach und kann nach kurzer Anleitung sogar von Ihren Mitarbeitern selbst durchgeführt werden. Wir unterstützen Sie aber natürlich, um diesen Schritt so einfach wie möglich zu gestalten. Selbstverständlich ist die Sicherheit Ihrer Daten immer entsprechend der DSGVO gegeben und wir haben vorher alle nötigen Vertraulichkeitserklärungen abgeschlossen.
Phase 2
Dauer: 1-2 Wochen
Jetzt kommt der Algorithmus. Dieser sucht in Ihren Daten nach Hinweisen auf eine der derzeit mehr als 8.000 Überzahlungsarten, die wir schon einmal irgendwo gesehen haben. Darunter sind die Klassiker wie hunderte Varianten der Doppel- oder Falschzahlungen aber auch schwerer zu findende Fälle wie fehlende oder unvollständige Abzüge von Einfuhrumsatzsteuern, falsch gebuchten Vorsteuern, Zollkosten, fehlenden Gutschriften, Boni, Spesenabrechnungen und vieles andere. Das Ergebnis ist eine Liste von Verdachtsfällen.
Phase 3
Dauer: 2 Wochen
Der beste Algorithmus alleine reicht uns aber nicht. Deswegen kommt jetzt der Faktor Mensch ins Spiel. Die Verdachtsfälle aus der Analyse des Algorithmus validiert nun ein erfahrener Prüfer nochmal Fall für Fall. Er braucht dafür nur einen Zugang zu Ihren Rechnungsbelegen, z.B. per eingeschränktem Fernzugriff mit Leserechten auf Ihr System oder Belegarchiv. Das Ergebnis dieser Phase ist eine Liste mit potenziellen Überzahlungen, die noch nicht bei Ihnen bekannt sind oder bereits korrigiert wurden. Diese Fälle besprechen wir gemeinsam und Sie geben diese dann für die weiteren Schritte frei.
Phase 4
Dauer: 3-4 Wochen
Nun dürfen Sie entscheiden: Möchten Sie, dass wir die Rückforderung für Sie durchführen, oder soll dies Ihr Team selbst übernehmen? Wir stimmen uns gerne in Ihrem Namen mit den Lieferanten ab und arrangieren die Rückzahlung und Korrektur der Überzahlungen. Ebenso gut möglich ist aber die Rückforderung durch Ihr Team. Optional können wir jetzt noch weitere Schritte anschließen: Eine Kontenklärung mit ausgewählten Lieferanten oder die Prüfung auf eingehaltene Konditionen wie Jahresboni.
Phase 5
Dauer: 1 Tag
Zu guter Letzt fassen wir unsere Ergebnisse in einem Bericht zusammen. Dieser bescheinigt Ihnen die Qualität der geprüften Geschäftsprozesse und beantwortet z.B. folgende Fragen:
▷ Wie hoch ist Ihre Fehlerquote im Vergleich zu anderen Unternehmen?
▷ Wie viele Fehler wurden bereits vor unserem Projekt selbst erkannt und korrigiert?
▷ Zeigten sich wiederkehrende Fehlerursachen?
▷ Wo bestehen Optimierungspotenziale?
▷ Was tun andere Unternehmen in ähnlichen Situationen zur Reduzierung der Fehlerquoten?
▷ Zeigen sich Auffälligkeiten aus der Verteilung über Jahre, Kategorien oder Unternehmensteile, die auf Häufungen in einzelnen Bereichen oder Zeiträumen schließen lassen?
▷ Gibt es Lieferanten, die Rechnungen regelmäßig mehrfach, falsch oder unvollständig einreichen?
Diesen Projektbericht nutzen unsere Kunden gerne in der internen und externen Kommunikation gegenüber z.B. Vorstand und Wirtschaftsprüfern. Nach Ihrer Freigabe des Projektberichtes werden alle uns überlassenen Daten unwiderruflich gelöscht oder wieder an Sie zurückgegeben. Und dann sind wir schon fertig.
