Technologie verändert kontinuierlich die Art und Weise, wie Unternehmen ihre Finanzprozesse steuern. Während Software die Zahl der Fehler minimieren soll, kann sie paradoxerweise selbst zur Ursache von Fehlern werden.
In diesem Artikel werfen wir einen Blick auf die häufigsten Arten von fehlerhaften Rechnungszahlungen und zeigen, wie Unternehmen diese in Chancen zur Prozessoptimierung verwandeln können.
Inhaltsverzeichnis
1. Die häufigsten Fehler bei Rechnungszahlungen
Unsere langjährige Erfahrung in der Analyse von kreditorischen Buchungsdaten hat uns Erkenntnisse über die häufigsten Fehlbuchungen geliefert. Nur im Jahr 2024 ergab sich z.B. die folgende Zusammensetzung von Überzahlungen:
∎ Nicht gebuchte Gutschriften (23%): Oft werden Gutschriften nicht erfasst, sei es aufgrund fehlender Kommunikation, falscher Adressierung oder Freigabeproblemen oder weil die Gutschriften nie beim Empfänger ankamen (ggf. nicht vom Lieferanten übermittelt wurden?).
∎ Falsch oder nicht gebuchte Vorsteuer (20%): Falsche Umsatzsteuer-Codierung und missverständliche Rechnungs-Layouts Ihrer Lieferanten sowie nachträgliche Rechnungskorrekturen führen oft zu fehlenden Steuerabzügen. Diese sind aber bares Geld wert!
∎ Falsch gebuchte Einfuhrumsatzsteuer (17%): Auch hier sind oft missverständliche Rechnungsstellungen der Lieferanten der Grund für eine fehlerhafte Erfassung und fehlende Buchung der – eigentlich abziehbaren – Einfuhrumsatzsteuer. Auch hier reichen oft Sekunden, um Korrekturbuchungen durchzuführen und diese Fälle für Sie zu realisieren.
∎ Fat-Fingers-Fehler (16%): Ursachen sind häufig Fehler in der Dateneingabe (z.B. echte oder unechte Zahlendreher) oder Software-Fehler bei der OCR-Erkennung und Erfassung (falsche Nummer erkannt, falscher Betrag gewählt, Graphik-Fehler die zu fehlerhaften Daten führen).
∎ Doppelzahlungen (9%): Diese entstehen z.B. durch doppelt eingereichte Rechnungen, unterschiedliche verantwortliche Abteilungen, die dieselbe Rechnung begleichen, oder Probleme bei Systemmigrationen.
Ein kleiner Exkurs: Fortschrittliche Softwarelösungen wie SAP verfügen eigentlich über robuste Mechanismen zur Vermeidung solcher Vorfälle. Gerade deswegen stellen uns viele Kunden die Frage:
„Ich habe SAP im Einsatz. Wie können Doppelzahlungen dennoch passieren?“
Hierfür gibt es viele verschiedene Ursachen. Schon eine einfache Aktion, wie das Ändern der Rechnungsreferenz oder die Verwendung unterschiedlicher Zeichen, kann zu einer doppelten Zahlung führen.Häufige Ursachen umfassen z.B.:
– „Original & Kopie“: Dies tritt auf, wenn sowohl die Originalrechnung als auch Rechnungskopie, Zahlungserinnerung oder Mahnung bezahlt werden.
– „Unterschiedliche Rechnungen“: Manchmal enthalten verschiedene Rechnungen irrtümlich und zumindest teilweise dieselben Dienstleistungen oder Produkte – letztlich werden dann Teile der Leistung doppelt bezahlt.
– „Verschiedene Verantwortlichkeiten“: Regelmäßig geben unterschiedliche Abteilungen desselben Unternehmens dieselbe Rechnung frei.
– „Verschiedene Unternehmensteile“: Ein zusätzliche Herausforderung entsteht, wenn die Rechnung des Lieferanten tatsächlich an unterschiedliche Gesellschaften gestellt wurde und z.B. in verschiedenen Buchungskreisen erfasst wird.
– „Mehrfach angelegte Lieferantenstammsätze“: Wenn Lieferanten mehrfach als Kreditoren angelegt wurden, kann es vorkommen, dass dieselbe Rechnung auf den beiden unterschiedlichen Kreditoren erfasst wird und dadurch die Doppelzahlungskontrolle nicht greift.
– „Systemmigration“: Beim Wechsel auf ein neues Enterprise Resource Planning (ERP)-System kann es passieren, dass Rechnungen doppelt erfasst und bezahlt werden, da Buchungen sowohl im alten als auch im neuen System erfolgen.
∎ Falschzahlungen (6%): Zahlungen an falsche Empfänger werden oft durch Verwechslungen, eine niedrige Stammdatenqualität, fehlerhafte Eingaben oder Namensgleichheiten verursacht.
∎ Nicht zugeordnete Zahlungen (4%): Zahlungen können nicht korrekt einer Rechnung zugewiesen werden, wenn beispielsweise Buchungsinformationen fehlen.
∎ Offene Gutschriften (3%): Gutschriften, die im System zwar erfasst, aber nicht abgezogen wurden.
∎ Sonstige Überzahlungen (2%): Beispielsweise teilweise Fehlzahlungen und Zahlungen in der falschen Währung.
2. Fehler in Chancen verwandeln
Durch die Identifikation und Korrektur dieser Fehler können Unternehmen signifikante Vorteile erzielen:
∎ Rückgewinnung verlorener Gelder: Unternehmen können zu viel gezahlte Beträge von Lieferanten zurückfordern. Unsere Daten zeigen, dass pro investierter Milliarde Euro durchschnittlich 1-2 Millionen Euro an Überzahlungen entdeckt und wiedergewonnen wird.
∎ Optimierung interner Prozesse: Die Identifikation der Ursachen für Fehlbuchungen ermöglicht gezielte Verbesserungen in der Rechnungsverarbeitung.
∎ Datenqualität verbessern: Die kontinuierliche Pflege von Lieferantenstammdaten hilft, Buchhaltungsprozesse zu automatisieren und Fehler zu minimieren.
∎ Bessere Lieferantenbeziehungen: Eine proaktive Fehlerbehebung stärkt das Vertrauen zwischen Kunden und Lieferanten.
3. Der erste Schritt zur Optimierung
Averdes unterstützt Unternehmen dabei, aus Fehlern zu lernen und Optimierungspotenziale zu heben. Unsere Überzahlungs-Checks analysieren Transaktionsdaten und Lieferantenabrechnungen, um Überzahlungen zu identifizieren.
Warum wir erfolgreicher sind als eine Software allein:
∎ Kombination aus Technologie und menschlicher Expertise: Wir kombinieren automatisierte Analysen mit direkter Kommunikation mit Lieferanten, um Fehler aufzudecken, die Software allein nicht erkennen kann.
∎ Hohe Antwortquoten von Lieferanten: Dank unserer globalen Reichweite und mehrsprachigen Teams erzielen wir eine Rückmeldequote von über 80%.
∎ Umfassende Fehleranalyse: Wir konzentrieren uns nicht nur auf doppelte Zahlungen, sondern decken ein breites Spektrum an Fehlbuchungen auf.
∎ Kein finanzielles Risiko: Unser erfolgsabhängiges Modell bedeutet: Keine Rückzahlungen an Sie, keine Rechnung von uns.
Haben Sie noch Fragen? Mehr über Überzahlungen (Doppelzahlungen) Analyse und Rückforderung könne Sie HIER erfahren.
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