Wann verjähren Überzahlungen?

A. Warum das Thema jetzt wichtig ist

Für Führungskräfte ist das Thema deshalb nicht nur eine Rechtsfrage, sondern Teil eines sauberen Liquiditäts- und Risikomanagements. Für operative Teams in Accounts Payable bedeutet es vor allem:

• Verdachtsfälle früh erkennen,
• sauber dokumentieren und
• strukturiert nachverfolgen.

Genau an dieser Schnittstelle zwischen Rechtslage, Datenanalyse und operativer Umsetzung entscheidet sich, ob aus einem Buchungsfehler noch ein Rückfluss wird oder ein dauerhafter Cash-Loss.

Aus unserer Projektpraxis wissen wir, dass sich gerade in historisch gewachsenen Procure-to-Pay-Strukturen typische Ursachen wiederholen:

• Dubletten im Rechnungseingang,
• Schwächen im Drei-Wege-Abgleich,
• fehlerhafte Lieferantenstammdaten oder
• manuelle Ausnahmen im Freigabeprozess.

Recovery Audit beginnt deshalb nicht erst bei der Rückforderung, sondern schon bei der sauberen Ursachenanalyse.

B. Verjähren Überzahlungen anders als normale offene Forderungen?

Die kurze Antwort lautet: je nach Land ja – und genau deshalb sollte die Rückforderung nicht pauschal behandelt werden.

In Deutschland wird die Rückforderung von Überzahlungen häufig auf Bereicherungsrecht nach § 812 BGB  gestützt. Vereinfacht gesagt:

Wer etwas ohne rechtlichen Grund erhalten hat, muss es zurückgeben.

Für diese Ansprüche gilt im Regelfall die regelmäßige Verjährungsfrist von drei Jahren nach § 195 BGB. Entscheidend ist außerdem § 199 BGB: Die Frist beginnt nicht sofort am Tag der Zahlung, sondern mit dem Schluss des Jahres, in dem der Anspruch entstanden ist und das Unternehmen von den maßgeblichen Umständen Kenntnis hatte oder ohne grobe Fahrlässigkeit hätte haben müssen. Wird eine Überzahlung also im Jahr 2026 erkannt, läuft die regelmäßige Verjährung typischerweise mit Ablauf des 31. Dezember 2029 ab.

Ebenso wichtig ist die Praxis rund um Hemmung und Neubeginn der Verjährung. Dokumentierte Verhandlungen können die Frist hemmen. Auch ein gerichtliches Mahnverfahren oder eine Klage können entscheidend sein, wenn es kurz vor Fristablauf ernst wird. Unternehmen sollten sich daher nicht auf informelle E-Mails oder lose Erinnerungen verlassen, sondern den Status jeder Rückforderung klar dokumentieren.

In Österreich ist die Lage anders. Dort werden irrtümliche Überzahlungen typischerweise als Bereicherungsanspruch behandelt. Diese Ansprüche können deutlich länger laufen als normale offene geschäftliche Forderungen, die im Regelfall in drei Jahren verjähren. Gerade bei älteren Fällen lohnt sich eine Prüfung deshalb häufiger, als viele Unternehmen vermuten. Bei periodisch wiederkehrenden Fehlzahlungen können allerdings kürzere Fristen eingreifen.

In der Schweiz wiederum kann es genau umgekehrt sein: Der Bereicherungsanspruch wegen einer Überzahlung läuft regelmäßig drei Jahre ab Kenntnis und spätestens zehn Jahre nach Entstehung. Normale Forderungen verjähren dort dagegen oft erst nach zehn Jahren; bestimmte periodische oder typische Dienstleistungsforderungen schon nach fünf Jahren. Wer hier mit dem allgemeinen Forderungsdenken an die Sache herangeht, riskiert also, die Rückforderung einer Überzahlung zu spät anzustoßen.

C. Welcher Sitz ist relevant – der des Lieferanten oder der des Anspruchstellers?

In grenzüberschreitenden Fällen ist die Frage verständlich, aber rechtlich zu kurz gestellt. Maßgeblich ist meist nicht einfach der Sitz einer Partei, sondern welches Recht auf den Anspruch anwendbar ist.

Dafür sind insbesondere vier Punkte zu prüfen:

• die Rechtswahl im Vertrag,
• das zugrunde liegende Rechtsverhältnis,
• der Ort der Bereicherung und
• der zuständige Gerichtsstand.

Besteht zwischen den Parteien ein klarer Liefer- oder Dienstleistungsvertrag mit Rechtswahlklausel, prägt dieses Vertragsstatut oft auch die Rückforderung. Fehlt eine saubere vertragliche Anknüpfung, wird es komplizierter. Dann können im EU-Kontext Regeln zum anwendbaren Recht bei ungerechtfertigter Bereicherung greifen; in Schweizer Fällen das internationale Privatrecht der Schweiz. Für Finance-Teams heißt das praktisch: Nicht erst beim Mahnlauf auf das Land schauen, sondern bereits beim Fallaufbau prüfen, welches Recht tatsächlich einschlägig ist.

D. Warum sich auch rechtlich kritische oder verjährte Fälle oft noch lohnen

Hier kommt die kaufmännische Realität ins Spiel. Aus unserer Projekt-Praxis wissen wir, dass je nach Branche sogar der Großteil  der rechtlich kritischen oder verjährten Überzahlungen dennoch zurückgeführt werden kann. Das gilt besonders dann, wenn

• die Lieferantenbeziehung fortbesteht,
• die Unterlagen plausibel sind und
• der Fall professionell kommuniziert wird.

Viele Lieferanten wägen nicht nur die Rechtsposition ab, sondern auch die Geschäftsbeziehung, Reputationsfragen und die künftige Zusammenarbeit.

Das ist kein Ersatz für konsequentes Fristenmanagement. Aber es ist ein starkes Argument gegen das vorschnelle Abschreiben älterer Fälle. Unternehmen verschenken regelmäßig Rückflüsse, weil ältere Überzahlungen ohne strukturierte Prüfung als wirtschaftlich erledigt betrachtet werden.

Gleichzeitig gilt: Auf Kulanz darf sich niemand verlassen. Wer professionell handeln will, braucht eine belastbare Priorisierung nach Betrag, Alter, Beleglage und Verjährungsstatus. Genau hier zahlt sich Erfahrung aus. Averdes verbindet datenbasierte Analyse mit operativer Nachverfolgung und sorgt so dafür, dass nicht nur Einzelfälle gefunden, sondern Rückforderungen auch strukturiert durchgesetzt werden.

Beratungshäuser und Recovery-Audit-Spezialisten betonen seit Jahren dieselben Erfolgsfaktoren:

• Saubere Stammdaten,
• systematische Vendor-Statement-Abgleiche,
• Plausibilitätsprüfungen im Rechnungseingang,
• konsequente Root-Cause-Analysen und
• ein stabiles Kontrollumfeld im Purchase-to-Pay-Prozess.

Diese Erkenntnisse decken sich vollständig mit unserer Projekterfahrung.

E. Wo wir konkret entlasten können

Für viele Unternehmen ist Verjährung ein juristisches Randthema. Für uns ist sie ein operativer Faktor im Recovery-Prozess. Wer mit mehr als 450 Kunden und über 900 Projekten gearbeitet hat, erkennt schnell, dass Geschwindigkeit, Nachweisqualität und Kommunikation über den Erfolg entscheiden.

Es reicht nicht, den Rechtsrahmen zu kennen. Man muss auch wissen, wie Überzahlungen verlässlich identifiziert, belegt und in der Zusammenarbeit mit Lieferanten professionell zurückgeführt werden können.

Genau darin liegt unsere Stärke: Wir verbinden Prüfungskompetenz mit einem tiefen Verständnis für Accounts Payable und Purchase-to-Pay. Das Ergebnis ist ein Ansatz, der kurzfristige Rückerstattung und langfristige Prozessverbesserung zusammenbringt. Ein gut geführtes Recovery-Audit schafft Liquidität zurück – ein gutes Folgeprojekt verhindert, dass dieselben Fehler erneut entstehen.

Besonders attraktiv ist das Modell für Unternehmen, die schnell Ergebnisse sehen möchten, aber intern keine freien Kapazitäten haben: Das Honorar ist erfolgsabhängig. Anders gesagt: Wir verdienen nur dann, wenn für Sie messbare Rückflüsse realisiert werden. Damit lassen sich auch Projekte starten, die intern zwar wirtschaftlich sinnvoll wären, aber im Tagesgeschäft immer wieder liegen bleiben.

Fazit

Überzahlungen sollten weder unterschätzt noch aufgeschoben werden. Rechtlich gilt in Deutschland häufig eine dreijährige Regelverjährung mit Fristbeginn zum Jahresende. Praktisch kommt es jedoch vor allem darauf an, Ansprüche frühzeitig zu erkennen, sauber zu dokumentieren und konsequent zu verfolgen. Wer zusätzlich die Ursachen im Purchase-to-Pay-Prozess beseitigt, schützt nicht nur vergangene Zahlungen, sondern auch die Zukunft der eigenen Liquidität. Genau hier unterstützt Averdes seit vielen Jahren Unternehmen in Europa und Nordamerika – fundiert, erfahren und mit klarem Fokus auf messbare Ergebnisse.

Zu diesem Beitrag stellen wir Ihnen zwei PDF zum Download bereit:

Merkblatt zur Verjährung von Überzahlungen

Averdes Musterbrief Rückforderung einer Überzahlung

Haben Sie noch Fragen? Mehr über den Überzahlungs-Check können Sie HIER erfahren.

Oder vereinbaren Sie einen Beratungstermin und wir präsentieren Ihnen persönlich unseren „Überzahlungs-Check“.