Wichtige Kennzahlen und Trends im Accounts Payable 2026

Internationale Marktanalysen und Fachstudien zeigen deutlich: Die Trends aus 2025 setzen sich fort, gewinnen weiter an Dynamik – bringen jedoch auch neue Risiken mit sich. Unternehmen stehen somit vor der Herausforderung, technologische Innovation und wirksame Kontrolle intelligent miteinander zu verbinden.

A. Accounts Payable 2026: Vom Backoffice zur strategischen Schaltzentrale

Noch vor wenigen Jahren galt AP als reine Verwaltungsfunktion. Heute ist die Kreditorenbuchhaltung ein zentraler Bestandteil der finanziellen Steuerung. AP-Teams beeinflussen maßgeblich:

• die Liquiditätsplanung (Cash Flow),
• die Qualität der Lieferantenbeziehungen,
• die Einhaltung regulatorischer Vorgaben (Compliance),
• sowie die Prävention von Betrug und Fehlzahlungen.

Durch Echtzeitdaten, integrierte Zahlungssysteme und KI-gestützte Analysen wird AP zunehmend in strategische Entscheidungen eingebunden – etwa bei der Zahlungssteuerung, beim Working-Capital-Management oder bei Lieferantenratings.

B. Technologische Trends 2026: Die Entwicklungen aus 2025 setzen sich fort

1. KI und Automatisierung werden zum Standard: Ein Großteil der Unternehmen nutzt bereits KI-basierte Systeme zur Rechnungsverarbeitung. Für 2026 wird erwartet, dass intelligente Dokumentenerkennung (IDP), Machine Learning und regelbasierte Workflows weiterverbreitet sind. Rechnungen werden automatisch:

• erfasst,
• klassifiziert,
• validiert,
• kontiert,
• und freigegeben.

Der globale Markt für AP-Automatisierungssoftware wächst weiter deutlich und soll von rund 6,98 Mrd. USD (2025) auf etwa 7,95 Mrd. USD im Jahr 2026 steigen. Das zeigt: Automatisierung ist kein Trend mehr – sie ist eine wirtschaftliche Notwendigkeit.

2. Touchless Processing wächst – bleibt aber Ausnahme: Der Anteil vollständig berührungslos verarbeiteter Rechnungen steigt weiter. Dennoch zeigen Studien: Nur ein sehr kleiner Teil der Unternehmen ist wirklich vollständig automatisiert. Die Mehrheit arbeitet weiterhin mit hybriden Modellen – automatische Verarbeitung im Standardfall, manuelle Eingriffe bei Ausnahmen. Gerade Sonderfälle, Gutschriften, Rechnungen ohne Bestellbezug oder komplexe Vertragskonstrukte erfordern auch 2026 weiterhin menschliche Kontrolle.

3. Elektronische Zahlungen & Treasury-Integration werden zum Regelfall: Digitale Zahlungsarten und direkte Systemanbindungen an Banken setzen sich weiter durch. AP arbeitet immer enger mit Treasury und Cash-Management zusammen. Ziel ist es, Zahlungsströme zu optimieren, Skontovorteile konsequent zu nutzen und Liquidität planbarer zu steuern.

4. Self-Service-Portale für Lieferanten nehmen weiter zu: Lieferantenportale werden 2026 stärker genutzt: Lieferanten können Rechnungen selbst hochladen, Zahlungsstatus prüfen und Rückfragen digital klären. Das reduziert Rückfragen, beschleunigt Prozesse und verbessert die Datenqualität – ersetzt jedoch keine inhaltliche Prüfung.

C. Effizienzgewinne – aber weiterhin Kosten- und Fehlerpotenziale

Automatisierte AP-Prozesse senken nachweislich: Bearbeitungszeiten, manuelle Aufwände, Prozesskosten je Rechnung, und Fehlerquoten bei der Datenerfassung.

Gleichzeitig zeigen internationale Benchmarks: 

1. Manuelle Rechnungsverarbeitung verursacht weiterhin hohe Kosten pro Beleg;
2. Fehler entstehen vor allem durch fehlerhafte Stammdaten, unvollständige Rechnungen;
3. Systembrüche und Ausnahmefälle.
4. Selbst hochautomatisierte Systeme sind nicht fehlerfrei.

Automatisierung reduziert Risiken – eliminiert sie jedoch nicht vollständig.

D. Neue Risiken durch neue Technologien

Mit zunehmender Digitalisierung entstehen auch neue Gefahren:

• KI-basierter Betrug: Gefälschte Rechnungen, manipulierte Lieferantendaten, Deepfake-Angriffe.
• Cyberangriffe & Datenlecks: Cloud-Systeme benötigen höchste Sicherheitsstandards.
• System- und Schnittstellenfehler: Fehlerhafte Integrationen zwischen ERP, AP-Software und Zahlungsplattformen können hohe Schäden verursachen.
• Automatisierte Fehlauszahlungen: Fehler wirken sich in automatisierten Systemen schneller und in größerem Umfang aus.

Gerade durch den Wegfall manueller Zwischenschritte steigt die Bedeutung nachgelagerter Kontrollen erheblich.

E. Warum „Human-in-the-Loop“ auch 2026 unverzichtbar bleibt

Moderne AP-Systeme setzen bewusst auf das Prinzip der kombinierten Intelligenz:

• Maschinen übernehmen Standardprozesse,
• Menschen prüfen kritische Abweichungen.

Menschliche Kontrolle bleibt weiter notwendig bei hohen Beträgen, neuen Lieferanten, Abweichungen zwischen Bestellung, Wareneingang und Rechnung, Unregelmäßigkeiten im Zahlungsverhalten.

Diese Kombination erhöht Sicherheit, Transparenz und Vertrauen in automatisierte Systeme.

F. Die wachsende Bedeutung von Recovery-Audits in automatisierten AP-Prozessen

Mit steigender Automatisierung wächst auch die Relevanz von unabhängigen Prüfungen und Recovery-Audits. Sie dienen dazu:

• Doppelzahlungen aufzudecken,
• falsche Preis- oder Konditionsanwendungen zu korrigieren,
• fehlerhafte Buchungen zu identifizieren,
• Compliance-Verstöße zu erkennen,
• Betrugsfälle frühzeitig aufzuspüren.

Recovery-Audits sind nicht nur reaktiv, sondern vor allem präventiv: Sie helfen, strukturelle Schwachstellen in Prozessen oder Systemen dauerhaft zu beseitigen und die Qualität der Automatisierung nachhaltig zu verbessern.

Fazit: 2026 – Mehr Technologie, aber keine Garantie für Fehlerfreiheit

Die Trends aus 2025 werden sich 2026 deutlich fortsetzen:

• Mehr KI,
• mehr Automatisierung,
• mehr elektronische Zahlungen,
• stärkere Integration von AP in die Finanzsteuerung.

Doch eines bleibt unverändert gültig: Neue Technologien sind kein Garant für fehlerfreie Prozesse. Sie steigern Effizienz, Geschwindigkeit und Skalierbarkeit – ersetzen aber nicht Kontrolle, Erfahrung und unabhängige Prüfung.

Gerade in hochautomatisierten AP-Landschaften bleiben Recovery-Audits, interne Kontrollen und Compliance-Mechanismen unverzichtbar, um sicherzustellen, dass Prozesse ordnungsgemäß funktionieren, finanzielle Schäden verhindert werden und Vertrauen in digitale Systeme langfristig erhalten bleibt.

Zum Beispiel „Überzahlungs-Chech“ von Averdes hilft unseren Kunden in Ramen des Recovery-Audits Schwachstellen in Ihren Prozessen aufdecken, sowie Empfehlungen zu deren Verbesserung erhalten. Im Laufe der Jahre haben wir regelmäßige Fehlerursachen, die zu Überzahlungen führen – wie vertauschte Ziffern, Kreditorenduplikate, inkonsistente Rechnungscodierungen, Rabatte, Retouren und mehr – kategorisiert. Diese Informationen hilft primären Kontrollen in neuen ERP-System besser zu konfigurieren.

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Verwendete internationale Quellen (Auswahl)

1. Institute of Financial Operations & Leadership (IFOL) – Accounts Payable Automation Trends 2025
2. Business Research Insights – Global AP Automation Market Forecast 2025–2034
3. HighRadius – AP Automation Stats for CFOs 2025
4. KPMG – Digitalisierung im Rechnungswesen 2025/2026
5. Basware – The Rise of AP Fraud through Generative AI
6. ArXiv Research Papers zu KI-gestützter Rechnungsverifikation und generativer