Wie erkennen und beheben Unternehmen verunreinigte Lieferantenstammdaten?

A. Wie Sie Warnsignal bei Lieferantenstammdaten rechtzeitig erkennen?

Wenn Ihre Lieferantenstammdaten seit über einem Jahr nicht untersucht wurden, ist es wahrscheinlich höchste Zeit für eine gründliche Überprüfung. Folgende Punkte sind deutliche Indizien für verunreinigte Daten:

1. Doppelte Einträge: Mehrfach vorhandene Datensätze für die gleichen Lieferanten („Kreditorenduplikate“) sind ein sicheres Zeichen für eine niedrige Stammdatenqualität. Diese die entstehen, wenn Lieferanten unbeabsichtigt mehrfach angelegt wurden, Gründe sind z.B. unterschiedliche Schreibweisen, Lieferantenadressen oder Fehler und Unaufmerksamkeiten bei Anlage und Freigabe sowie die Integration von zusätzlichen Unternehmensteilen.
2. Abweichende oder fehlerhafte Informationen: Inkonsistenzen, etwa unterschiedliche Lieferanten bei gleicher Umsatzsteuer-ID, DUNS oder Steuernummern und Bankverbindung, sind ebenfalls ein wichtiges Warnsignal.
3. Unvollständige Daten: Fehlende oder unvollständige aber eigentlich essenzielle Felder, z.B. E-Mail-Adressen, Steuer-IDs oder Zahlungsbedingungen, weisen auf niedrige Datenhygiene und Verunreinigungen hin.
4. Veraltete Datensätze: Prüfen Sie das Datum der letzten Aktualisierung Ihrer Lieferanteninformationen. Viele lange nicht überarbeitete Datensätze deuten auf vernachlässigte Daten hin.
5. „Karteileichen“: Seit vielen Jahren nicht verwendete Stammsätze, die jedoch nicht gesperrt wurden für die weitere Verwendung stellen nicht nur ein Warnsignal, sondern auch ein Einfallstor für künftige Fehler und (schlimmer) dolose Handlungen dar.
6. Unregelmäßigkeiten bei Zahlungen und Rechnungen: Auffälligkeiten, wie etwa falsche Bankdaten der Lieferanten, stark schwankende Rechnungsbeträge oder doppelte Zahlungen sind ebenfalls Indikatoren für verunreinigte Daten.
7. Schlechte Lieferantenleistung: Probleme wie verzögerte Lieferungen, Qualitätsmängel oder negatives Kundenfeedback können auf veraltete oder fehlerhafte Lieferantendaten zurückzuführen sein.
8. Schwache Datenintegration: Wenn verschiedene Systeme oder Datenbanken widersprüchliche Lieferantendaten aufweisen, ist auch dies ein deutliches Warnsignal.

Diese Anzeichen zu erkennen, ist der erste Schritt zur Behebung der Datenverunreinigung. Keine Sorge, wir haben eine praktische Anleitung vorbereitet, um Ihnen dabei zu helfen, Ihre Daten wieder unter Kontrolle zu bringen, bevor es zu spät ist.

B. Praktische Schritte zur Bereinigung und Anreicherung Ihrer Lieferantenstammdaten

1. Compliance: mehr als nur ein Häkchen setzen: Compliance ist nicht optional, sondern essenziell, besonders wenn Unternehmen Verantwortung für Daten tragen. Die DSGVO in der EU schützt auch Lieferantendaten. Gesetzeskonforme und transparente Verarbeitung sowie Datenminimierung sind zentrale Anforderungen.
2. Regelmäßige Daten-Hygiene: Identifizierung von den o.g. Fehler und deren Korrektur sollte im regelmäßigen Turnus (z.B. alle 6 Monate) als fester Prozess etabliert sein.
3. Weniger ist mehr: Unsichtbare Vorteile der Datenminimierung: Datenminimierung entspricht nicht nur den Grundsätzen der DSGVO, sondern fördert auch eine Unternehmenskultur, in der nur wirklich benötigte Daten verarbeitet werden. Dies erleichtert die Erfüllung von Aufbewahrungspflichten und stellt sicher, dass Daten ausschließlich für den vorgesehenen Zweck genutzt werden.
4. Aktive Mitarbeit externer Experten und Ihrer Geschäftspartner: Die bei Ihnen genutzten Lieferantenstammdaten sollten im regelmäßigen Turnus (z.B. alle 12 Monate) mit externen Quellen auf Plausibilität und Aktualität werden: Beispielsweise durch einen externen Experten (z.B. per Risiko-Check) und / oder durch ein Anschreiben Ihrer Lieferanten und Bitte um deren Prüfung der bei Ihnen gespeicherten Daten.
5. Gesetzeskonformer Umgang als Vertrauensbasis: Eine gesetzeskonforme und transparente Verarbeitung der Lieferantendaten schafft Vertrauen und Verantwortlichkeit zwischen Unternehmen und Lieferanten.

C. Versteckte Kosten verunreinigter Lieferantenstammdaten

• Engpässe in der Lieferkette: Vernachlässigte Lieferantenstammdaten verursachen Probleme wie verzögerte Lieferungen oder verpasste Skonti und belasten Geschäftsbeziehungen.
• Belastete Lieferantenbeziehungen: Zahlungsverzögerungen aufgrund eigener Datenfehler belasten zusätzlich die Lieferantenbeziehungen.
• Schleichende Gewinneinbußen: Verunreinigte Daten führen systematisch zu Fehlern im Kreditorenprozess und übermäßigen Zahlungen, die Ihr Unternehmen finanziell schädigen.
• Verpasste Chancen: Präzise Lieferantendaten verhindern nicht nur Probleme, sondern eröffnen Chancen zur Prozessoptimierung, zur schnelleren Rechnungsabwicklung und Nutzung von Skonti.
• Mögliche Strafen: Die Risiken mangelnder DSGVO-Compliance können durch Beschwerden, Datenlecks oder Zufallsauswahl ausgelöst werden. Die Folgen bei Non-Compliance sind drastisch – hohe Bußgelder und Reputationsschäden. Datenverunreinigungen zu ignorieren, führt zu vermeidbaren, kostspieligen Konsequenzen.

Deswegen: Gewinnen Sie die Kontrolle zurück und bereinigen Sie Ihre Lieferantendaten – oder lassen Sie uns das für Sie übernehmen.

Bei Averdes wissen wir, dass eine umfassende Bereinigung der Lieferantendaten herausfordernd ist. Große Kunden verwalten oft über 100.000 Lieferanten, wovon nur ein Drittel aktiv ist. Doch eine gründliche Datenbereinigung dauert nicht Jahre – sondern mit unserer Hilfe nur Wochen.

Unsere Aufgabe bei Averdes ist es, Ihre Prozesse zu beschleunigen, Ressourcen zu sparen und Lieferanten-Compliance zeitnah sicherzustellen.

So unterstützen wir Sie:

• Datenbereinigung der Lieferanten
• Datenanreicherung zur besseren Entscheidungsfindung
• Datenanalyse für strategische Erkenntnisse
• Compliance- und Risikomanagement

Lassen Sie Lieferantenstammdaten nicht zum Problem werden – nutzen Sie sie stattdessen als strategisches Instrument: Zur Darstellung Ihrer operativen Exzellenz und zur Nutzung neuer Potenziale.

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