Unter einer Doppelzahlung versteht man die versehentliche doppelte Bezahlung von ein und derselben Leistung.
Wie kann es dazu kommen?
Eine häufige Fehlannahme zu Doppelzahlungen ist, dass dafür dieselbe Rechnungsbuchung zweimal bezahlt werden müsste. In modernen ERP-Systemen ist genau das in der Regel aber nicht möglich.
Der Fehler entsteht deshalb meist schon einen Schritt früher: Die zugrunde liegende Rechnung wird zweimal gebucht. Zum Beispiel einmal im Original und einmal als Kopie, einmal als Mahnung und einmal als ursprüngliche Rechnung, einmal vor und einmal nach einer Korrektur oder einmal als E-Rechnung und einmal als PDF-Beleg… (die Liste ließe sich beliebig erweitern). Im nächsten Schritt erfolgt dann die (buchhalterisch korrekte) Zahlung der beiden Rechnungsbuchungen.
Ursache der Überzahlungen
Zu den Ursachen für Doppelzahlungen zählen OCR-oder Erfassungsfehler, abweichende Rechnungsnummern, mehrere Kreditorenstammsätze für denselben Lieferanten, dezentrale Freigaben, verschiedene ERP-Systeme oder Systemwechsel. Standardkontrollen erkennen häufig nur exakte Dubletten. Unbemerkt bleiben oft die komplexeren Fehlbuchungen, bei denen etwa mit abweichenden Referenzen oder Beträgen gebucht wurde.
Weitere Informationen zu den Ursachen von Überzahlungen finden Sie hier:
Was können Sie tun?
Doppelzahlungen binden Liquidität, verursachen Nacharbeit und zeigen Schwächen im Purchase-to-Pay-Prozess. Deswegen greift die Rückforderung einzelner Zahlungen oft zu kurz. Sinnvoller ist eine vollständige und tiefgehende Analyse, damit möglichst alle Ursachen gefunden und für die Zukunft bereinigt werden können.
Doppelzahlungen prüfen schafft Transparenz in der Buchhaltung und hilft, finanzielle Risiken im Rechnungswesen gezielt zu reduzieren.
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