Fünf Möglichkeiten, um Doppelzahlungen zu vermeiden
Doppelzahlungen sind ein häufiges Problem in der Buchhaltung und können zu erhebliche finanziellen Verlusten führen, wenn sie nicht rechtzeitig erkannt und korrigiert werden.
Gleichzeitig sind Doppelzahlungen die bekannteste Form von Überzahlungen, also den Verlusten durch zu hohe oder falsche Zahlungen einer Eingangsrechnung, den unvollständigen oder fehlenden Abzug von Gutschriften oder anderen Rechnungsbestandteilen zu Gunsten des Rechnungsadressaten.
Weitere Formen von Überzahlungen wären z.B.:
- Zahlung einer Rechnung an den falschen Lieferanten
- Zu hoher Ausgleich einer Rechnung
- Fehlender Abzug von Vorsteuer
- Fehlender Abzug von Einfuhrumsatzsteuer
- Nicht erhaltene Retouren-Gutschriften
- Nicht erhaltene Jahres-Boni (Rückvergütungen)
- Fehlender Abzug von Skonto
- Mehrfache Zahlung einer Rechnung (z.B. drei-, vierfach)
- Falsch verbuchte Gutschriften
- Nicht gebuchte Gutschriften
Aber zurück zum bekannten Fall der Doppelzahlungen: Es gibt mehrere Methoden und Strategien, um Doppelzahlungen zu identifizieren und zu vermeiden. Hier sind einige bewährte Ansätze:
- Vorgaben an Lieferanten zur Erstellung von Rechnungen
- Richtlinien zur Erfassung von Rechnungen
- Erhöhte Wachsamkeit bei der Warnung durch Systeme
- Durchdachter Prozess der Freigabe von Zahlungen
- Überprüfung der Fehler-Anfälligkeit durch externe Experten
1. Vorgaben an Lieferanten zur Erstellung von Rechnungen
Lieferanten müssen klare Vorgaben zu Layout und Inhalten der Rechnungen und Gutschriften erhalten, die Sie von diesen bekommen. Oft ist es eine Minderheit von Lieferanten, die problematische Layouts verwendet oder diese regelmäßig wechselt und so ein Gros der Buchungsfehler provoziert. Auch das Aussehen und die Inhalte von Gutschriften sollten abgestimmt sein und z.B. eine hinreichende Variant zu Rechnungen des gleichen Lieferanten aufweisen.
2. Richtlinien zur Erfassung von Rechnungen
MitarbeiterInnen sollten ebenfalls eindeutige Richtlinien zur Erfassung von Rechnung bzw. der Bearbeitung von vorerfassten Rechnungen erhalten und kennen. Die Art der Erfassung von Rechnungsbestandteilen (Nummern, Daten, Beträgen) sowie die zwingend erforderlichen Bestandteile einer Rechnung müssen bekannt sein um mögliche Fehler und Vermögensverluste zu vermeiden.
3. Feinjustierung der System-Warnungen
Das „Wegklicken“ von Warnmeldungen ist eine häufige Ursache für spätere Fehler. Obwohl also eine systemische Kontrolle ein Fehlerpotenzial anzeigte, wurde dieses vom Anwendenden ignoriert, weil z.B. vermutet wurde, dass das System den Sachverhalt falsch einschätzte oder weil ähnliche Fehlermeldungen schon zu oft als „Fehlalarme“ erkannt wurden. Letzteres sollte unbedingt vermieden werden, da eine zu häufig gezeigte Warnmeldung erfahrungsgemäß immer die Akzeptanz der Kontrolle senkt und gleichzeitig die (echte) Fehlerquote erhöht. Es sollte daher auf die richtige „Balance“ geachtet werden und eine Kontrolle nicht zu straff eingestellt werden (z.B. Prüfung von zu wenigen Rechnungsbestandteilen, so dass dies schon bei jeder 20. Buchung zu einer Warnmeldung führt).
4. Durchdachter Prozess der Freigabe von Zahlungen
Ein dezentraler Rechnungseingang gepaart mit Kommunikationsdefiziten entlang eines unausgewogenen oder unvollständigen P2P-Prozesses ist oft eine Ursache für Fehler wie Doppelzahlungen. Klare Richtlinien und Prozesse für die Rechnungsprüfung und -freigabe sind entscheidend. Jeder Bestell-/Leistungs-/Rechnungsvorgang sollte eindeutig identifiziert und nur einmal genehmigt werden können. Das Mehr-Augen-Prinzip ist eine effektive Methode, um die Genauigkeit und Sicherheit bei der Freigabe von Zahlungen zu erhöhen aber gleichzeitig ressourcenintensiv sein – hier muss eine ausgewogene Balance zwischen Effizienz und Fehleranfälligkeit gefunden werden.
5. Überprüfung der Fehler-Anfälligkeit durch externe Experten
Es existieren viele Möglichkeiten zur Reduzierung von Fehlerpotenzialen, doch eine Restunsicherheit bleibt in jeder Organisation. Diese führt zusammen mit vielen individuellen Ursachen wie menschlichen Fehlern (siehe dazu unser Artikel „Häufige Ursachen für Doppelzahlungen“) dazu, dass eine Restgröße an Buchungsfehlern pro Jahr in jedem Unternehmen verbleibt.
Wie groß diese Restgröße ist und wie viele Doppelzahlungen, Falschzahlungen, fehlende oder falsch erfasste Gutschriften, unterlassene Abzüge von Steuern und Rabatten es bei Ihnen gab, kann Ihnen eine Analyse durch einen externen Experten in diesem Bereich zeigen. Wir können einen Überzahlungs-Check innerhalb weniger Wochen und praktisch ohne Ihr Zutun durchführen. Da wir uns nur an den für Sie durch das Projekt erwirkten Rückzahlungserträgen beteiligen lassen, ist eine Beauftragung komplett kosten- und risikolos für Sie.
Fazit
Doppelzahlungen können durch eine Kombination aus klaren Vorgaben an Prozessbeteiligte innerhalb und außerhalb Ihres Unternehmen, technologischen Lösungen und regelmäßige Analysen effektiv identifiziert und vermieden werden. Finanzielle Verluste können so minimiert und die Qualität der Buchhaltungsleistung gesteigert werden.
