Ohne Aufwand oder Kosten für Sie:
Ein Überzahlungs-Check ist viel mehr als nur das „Suchen von Doppelzahlungen“.
Denn Doppelzahlungen machen heute nur noch einen kleinen Teil der üblichen Überzahlungen aus. Zu häufigen Fehlern gehören z.B. falsch erfasste bzw. gänzlich unterlassene Vorsteuerabzüge, fehlende oder versehentlich als Rechnung gebuchte Lieferantengutschriften, Ihnen vorenthaltene Rückvergütungen und Jahres-Boni, Zahlungen an falsche Empfänger oder falsch erfasste Einfuhrumsatzsteuerabzüge.
Was bedeutet ein Überzahlungs-Check für Sie?
- Kosteneffizienz: Zahlungsfehler erkennen und Überzahlungen künftig vermeiden.
- Compliance sicherstellen: Werden Prozesse gelebt wie vorgegeben?
- Betrug vorbeugen: Schwachstellen identifizieren, Risiken senken und Ihr Kontrollsystem stärken.
- Sofortige Zusatzerträge: Überzahlungen, Überfakturierung, fehlende Rabatte und offen Guthaben oder unterlassene Steuerabzüge sofort realisieren und Ihr Ergebnis verbessern.
- Benchmarks: Vergleichen Sie die Ergebnisse Ihrer Prozesse mit Best Practices anderer Unternehmen.
- Operative Exzellenz: Verbessern Sie die Leistung und Effizienz Ihres SSC.
- Interne Kommunikation: Lassen Sie sich die hohe Qualität Ihres SSC von uns testieren nach dem Motto „tue Gutes und sprich darüber“.
- Automatisierung prüfen: Stellen Sie sicher, dass Ihre automatisierten Prozesse einwandfrei funktionieren.
- Rechnungsabweichungen minimieren: Weniger Ausnahmen und manuelle Eingriffe bedeuten mehr Effizienz.
- Graubuchungen: Beseitigen Sie Fehler und Engpässe bei (teil-)automatisierten Abläufen.
- Einsparpotenziale entdecken: Erkennen Sie Kostensparmöglichkeiten durch unser Feedback zu Konditionen und Vertragsbestandteilen.
- Externer, objektiver Blick: Profitieren Sie von über 20 Jahren Erfahrung, die auch die Perspektiven und Best-Practices vieler anderer Unternehmen für Sie bereithält.
- Transparenz entlang der gesamten Wertschöpfungskette: Gewinnen Sie vollständige Übersicht, identifizieren Sie Schwachstellen und optimieren Sie Ihre Abläufe – von der Beschaffung bis zur Zahlung.
- Proaktives Risikomanagement: Minimieren Sie Risiken auf Basis unserer Analysen für Sie zum Risikoportfolio Ihrer Lieferanten und sorgen Sie so für einen reibungslosen Beschaffungsprozess und reduzierte Gefährdungen.
Zusätzliche Informationen: Wir zeigen Fehlerquellen, Optimierungen und Benchmarks für Ihre Buchhaltungs-Prozesse.
Ungeplante Erträge: Sie erhalten Rückzahlungen aus der Korrektur bisher unbekannter Überzahlungen (z.B. Doppelzahlungen, Falschzahlungen oder Gurschriften).
Garantierte Datensicherheit: 100% konform mit der der DSGVO (EU) und anderen Datenschutzbestimmungen in der Schweiz und den USA.
Kein Aufwand für Sie: Wenn Sie möchten, übernehmen wir alle Projektschritte vom ersten Datenexport bis zur Abstimmung mit Ihren Lieferanten und der Realisierung Ihrer Erträge. Für Ihre Mitarbeiter bleiben nur kurze Update-Termine, bei denen wir über unseren Fortschritt berichten.
Kein Risiko: Wir arbeiten rein erfolgsabhängig: Unser Honorar besteht nur aus einem Teil der für Sie erwirtschafteten Erträge – no cure no pay.
Warum wir vom Erfolg eines Überzahlungs-Checks bei Ihnen überzeugt sind?
Ganz einfach: Wir arbeiten mit allen ERP-Systemen. Wir können alle Daten analysieren, unabhängig von Menge, Sprache oder Vorsystemen. Je mehr Komplexität, desto lieber ist es uns.
Wir nutzen unsere firmeneigene Analyse-Software mit einem selbstentwickelten Algorithmus zur Auffindung von Anomalien in Ihren Daten. Dabei profitieren wir von unseren Erfahrungen zu über 850.000 Lieferanten und 80.000 bisher identifizierten Fehlerarten.
Unser Team folgt einem bewährten Prozess: Es erkennt schnell Verdachtsfälle zu finden, separiert bereits korrigierte Fälle und stimmt sich mit Ihnen ab zu den „echten“ Überzahlungen.
Unsere Analysen bedeuten für Sie zusätzliche Einblicke in Ihre Daten: Schnelle und exakte Aufdeckung von Überzahlungen, wie z.B. Doppelzahlungen, fehlenden Rabatten und Gutschriften oder Fehlern bei der Buchung von Vorsteuern oder Einfuhrumsatzsteuern.
Unsere Analysten sind hochqualifizierte Experten: Sie erkennen gezielt die Ursachen von P2P-Problemen erkennen, haben jahrzehntlange Erfahrung mit diversen Branchen und Detail-Kenntnisse zur steuerlichen Abzugsmöglichkeiten in globalen Märkten haben.
Kompetenz, Erfolg und Verantwortung
Wie gehen wir vor
Nach eine Analyse Ihrer Buchungsdaten zeigen wir Ihnen Treffer aus derzeit 850 Kategorien von Überzahlungen (ca. 50 davon umfassen den Bereich „Doppelzahlungen“). Erst nach Ihrer Freigabe übernehmen wir gerne auch die Abstimmung mit Ihren Lieferanten und Realisierung der Rückzahlungen – das muss niemand bei Ihnen tun, falls Sie es nicht möchten. Abschließend erhalten Sie ein Reporting-Paket mit detailliertem Projektbericht und prägnanter Zusammenfassung der wichtigen Ergebnisse:
Kennzahlen zu Ihrem Accounts-Payable-Prozess
Kennzahlen zu Ihrem Accounts-Payable-Prozess
Stabilitätsbewertung Ihres Prozess
Benchmarks und Vergleiche zu anderen Unternehmen
Mögliche Optimierungspotenziale
Wie das geht? Das zeigen wir Ihnen gerne:
Wie groß ist das Risiko für Doppelzahlungen bei Ihnen?
Denn Doppelzahlungen machen heute nur noch einen kleinen Teil der üblichen Überzahlungen aus. Zu häufigen Fehlern gehören z.B. falsch erfasste bzw. gänzlich unterlassene Vorsteuerabzüge, fehlende oder versehentlich als Rechnung gebuchte Lieferantengutschriften, Ihnen vorenthaltene Rückvergütungen und Jahres-Boni, Zahlungen an falsche Empfänger oder falsch erfasste Einfuhrumsatzsteuerabzüge.
Empirische Studien des amerikanischen Institute of Internal Auditors (IIA) kommen auf Basis internationaler Daten zu dem Schluss, dass bei der Buchung von 1.000 Lieferantenrechnungen durchschnittlich etwa 1 bis 2 versehentliche Überzahlungen (Doppelzahlungen) erfolgen.
Klingt nach wenig? Bei 300.000 Rechnungen pro Jahr und einer Analyse von 3 Jahren wären das 3.000 – 6.000 Doppelzahlungen. Sie denken, Ihr Prozess ist sicher und Überzahlungen oder Doppelzahlungen sind bei Ihnen nicht möglich?
Diese Reaktion ist völlig normal. Aber auch bei Ihnen werden wir fündig werden. Wir haben in den letzten 12 Jahren ca. 900 Projekte durchgeführt. Und jedes Mal konnten wir dabei unbekannte Überzahlungen finden. Überzahlungen (z.B. Doppelzahlungen) in Höhe von € 500.000 – € 4.500.000 sind dabei keine Seltenheit.
Und was passiert, wenn wir nichts finden?
Ganz einfach: Sollten wir nichts finden, haben wir Ihre Prozesse völlig kostenfrei geprüft und bestätigt.
Haben Sie noch Fragen? Wir freuen uns darauf:
Kompetenz, Erfolg und Verantwortung
Kontenabstimmungen, die Ihre Lieferantenbeziehungen verbessern
Erhalten Sie zusätzliche Einblicke und Benchmarks zu Ihrem P2P-Prozess und dem Verhalten Ihrer Lieferanten.
Unser Vorgehen ist einfach: Wir gleichen Ihre Buchhaltungsdaten mit denen Ihrer Lieferanten ab, um unbekannte Gutschriften, nicht genutzte Rabatte oder ausstehende Boni zu identifizieren.
Unsere Teams investieren die benötigte Zeit, um jeden aktiven und von Ihnen für diesen Check freigegebenen Lieferanten in seiner Landessprache zu kontaktieren. Damit garantieren wir Ihnen eine vollständige, weltweite Abdeckung.
So verbessern Sie Ihren Bereich nicht nur durch zusätzliche Rückzahlungserträgen, sondern auch durch die gefestigten Beziehungen zu Ihren Lieferanten nach dieser Abstimmung und die Effizienz und Stabilität Ihrer Accounts-Payable-Prozesse.
Wie das geht? Das zeigen wir Ihnen gerne:
FAQs
Tools wie Celonis oder Idea sind hilfreich und zeigen den meisten unserer Kunden bereits erste Optimierungspotenziale, bevor diese uns dann detaillierter prüfen lassen. Das beruht vor allem auf drei Hauptgründen:
- Process-Mining deckt je nach Anwendung nur 5-10% der von uns analysierten Überzahlungsarten ab.
- Process Mining beruht auf einer statistischen Analyse Ihrer Daten. Bei uns ist diese auch enthalten, macht aber nur ein kleinerer Teil der Methodik aus. Wir kombinieren diese mit unseren eigenen Erfahrungsdatenbanken zu Lieferanten und Fehlerarten, einer direkten Abstimmung mit Lieferanten sowie dem individuellen Wissen unserer Prüfer.
- Process Mining liefert Ihnen Ergebnisse in Form von Excel-Tabellen. Aber wer übernimmt die Arbeit, die danach folgt? Wir bieten auch die Dienstleistung um die Analyse: D.h. das Aussortieren von Fehlalarmen, die Abstimmung mit Lieferanten, die Dokumentation der Fehler sowie das Reporting der Ergebnisse – all das übernehmen wir für Sie.
Process Mining kann aber ein guter Indikator sein: Sollten Sie hiermit schon erste Überzahlungen finden, wäre ein Überzahlungs-Check nach unseren Erfahrungen sehr zu empfehlen…
Ursachen sind z.B. komplexe Beschaffungsprozesse, hohes Transaktionsvolumen, isolierte Geschäftsbereiche, Systemlücken, organisatorische Veränderungen, Lieferantenwechsel, Personalfluktuation, unklare Richtlinien, unterschiedliche Systeme oder Systemwechsel, Cyberattacken und deren Nachwirkungen oder ganz einfach… menschliche Fehler. Und Menschen arbeiten nicht nur bei Ihnen, sondern auch auf Seiten Ihrer Lieferanten, denn dort beginnt oftmals die Fehlerkette.
Typische Fälle sind Überzahlungen, Doppelzahlungen (auch Dreifach- und Vierfachzahlungen gibt es), Falschzahlungen, zu geringe Abzüge, fehlende Gutschriften, als Rechnung gebuchte Gutschriften, Fehler bei Sonderpreisen und Rabatten, Fat-Fingers-Fehler, fehlende Boni von Lieferanten für Umsatzziele, fehlende Werbekostenzuschüsse (im Einzelhandel) und die falsch gebuchten oder vollständig fehlenden Steueranteile (z.B. Vorsteuer oder Einfuhrumsatzsteuer).
Wenn Sie mögen, identifizieren Sie vorab relevante Ansprechpartner (z.B. Leitung Accounts Payable und SAP-Support) und fragen Sie im Bereich IT nach der Dauer für einen begrenzten Datenexport aus Ihrem ERP-System. Aber am besten vereinbaren Sie einen kurzen Video-Call mit uns: Das dauert nur 15 Minuten und dann haben Sie alle Details. Wir begleiten Sie gerne Schritt für Schritt bei den wenigen benötigten Vorbereitungen.
Wir benötigen ausschließlich einen kleinen Teil Ihrer kreditorischen Buchungen und Stammdaten. Unser Team unterstützt Sie gerne beim Export dieser Daten.
Durch Einhaltung aller üblichen Bestimmungen nach DSGVO, Abschluss von NDA und AVV, robusten Sicherheitsmaßnahmen in unserer Azure-Umgebung zum Transfer, 24/7 Monitoring, GDPR-Konformität, Analyse auf Offline-Rechnern und strikter Datenisolation. Ihre Daten bleiben in Ihrer Region und werden ausschließlich über gesicherte Zugänge verarbeitet.
Wir zeigen Ihnen, wie Sie die relevanten ERP-Daten extrahieren und sicher hochladen bzw. anderweitig übermitteln – alternativ übernehmen wir dies mit den entsprechenden Zugriffsrechten.
Ein erstmaliger Überzahlungs-Check ist zunächst ein einmaliges Projekt. Unsere Kunden erkennen dabei aber in aller Regel den Nutzen und geringen Aufwand eines Überzahlungs-Checks und lassen diesen dann im z.B. ein-/zwei- oder dreijährigen Rhythmus durchführen.
Unabhängig davon empfehlen wir einen Check bei Prozessänderungen, Systemwechseln, Integration von neuen Unternehmensteilen, wesentlichen Systemupgrades oder unüblich vielen personellen Veränderungen.
Bei großen Organisationen kann außerdem ein kontinuierlicher Überzahlungs-Check sinnvoll sein, der immer durchgängig mitläuft und so noch mehr und schnellere Möglichkeiten der Fehlerkorrektur sowie höhere Rückgewinnungsquoten bietet.
In der Regel fallen folgende durchschnittliche Zeitbedarfe bei unseren Kunden an:
- Bereich IT / ERP-System-Support:
Anfänglicher Datenexport und Einrichtung von Berechtigungen: ca. 2-6 Stunden (einmalig)
- Bereich Buchhaltung:
Sichtung und Freigabe nach Übergabe unserer Ergebnisse: ca. 4-8 Stunden (einmalig) - bei geringen Ergebnissen auch weniger
Abstimmung während Projektlaufzeit z.B. Klärung Einzelfälle und Rückforderung: ca. 0,5 - 1 Stunde (pro Woche)
- Auftraggeber:
Teilnahme an der Darstellung der Projektergebnisse am Projektende: ca. 1 Stunde (einmalig)
Ein typisches Projekt dauert zwischen zwei und fünf Monaten – von der Kick-off-Besprechung bis zum Ende der Rückgewinnung der Gelder. Es gibt aber auch Projekte, die innerhalb einer Woche beendet werden können (z.B. wiederkehrende Kunden mit eingespieltem Prozess).
Ein typisches Projekt dauert zwischen zwei und fünf Monaten – von der Kick-off-Besprechung bis zum Ende der Rückgewinnung der Gelder. Es gibt aber auch Projekte, die innerhalb einer Woche beendet werden können (z.B. wiederkehrende Kunden mit eingespieltem Prozess).
Sie haben immer mehrere Vorteile durch ein Projekt: Aufdeckung von früheren Fehlern, Reduzierung finanzieller und operativer Risiken durch deren Behebung, Disziplinierung von Lieferanten, Vergleiche der eigenen Ergebnisse durch KPI-Benchmarks, Identifizierung von Verbesserungspotenzialen, Informationen zu auffälligen Lieferanten … und ganz nebenbei: Zusätzliche Erträge aus Rückzahlung von Überzahlungen an Sie.
Ideal für alle Branchen mit hoher Transaktionsdichte – von Einzelhandel und Banken bis hin zu Fertigung, Telekommunikation, Medien, Öl & Gas, Pharmazie und Versorgungsunternehmen.
Grundsätzlich jedes Unternehmen und jede (öffentliche) Organisation mit einer gewissen Zahl an jährlichen Transaktionen kann durch einen Überzahlungs-Check ihre Prozesse überprüfen, Kosten senken und Optimierungspotenziale nutzen.
Hierbei werden Transaktionen nahezu in Echtzeit geprüft – nach Tage statt nach Monaten – um Fehler sofort zu korrigieren, Risiken unmittelbar zu minimieren und die Rückgewinnungsquote zu maximieren. Ein solcher Check ist vor allem bei großen Organisationen oder (in Teilen) problematischer Lieferantenbasis sinnvoll.
Wir führen Überzahlungs-Checks für jedes ERP-System durch. Wir standardisieren, konsolidieren und normalisieren alle Daten für eine einheitliche Analyse.
Für den Datenabgleich ist kein direkter Systemzugriff notwendig. Falls gewünscht, können wir die Datenextraktion aber auch für Sie übernehmen – hierfür benötigen wir nur Leserechte. Details dazu erklären wir gerne.
Unsere Projekte werden durch unsere firmeneigene Software unterstützt – inklusive allen Erfahrungen aus über 12 Jahren zu mehr als 850.000 Lieferanten und über 80.000 bisher identifizierten Fehlerarten.
Konditionen-Check
Konditionen sind heute komplex, noch ausstehende Guthaben für Sie vorprogrammiert: Wir wissen, wo wir suchen müssen: Ihnen noch zustehende Rückvergütungen, Umsatz-Boni, Retouren-Gutschriften, Werbekostenzuschüsse (WKZ) … – holen wir für Sie zurück.
Risiko-Check
In einer Welt multipler Krisen benötigen Sie stabile Lieferantenbeziehungen. Schlummern verborgene Risiken unter Ihren Geschäftspartner, z.B. für Korruption, Sanktionsumgehung, Zahlungsausfälle?
Betrugs-Check
Veruntreuungen aus Unternehmen heraus kosten jährlich Milliarden. Möchten Sie sichergehen, dass in Ihrem Unternehmen keine Fälle schlummern von z.B. fiktiven Rechnungen, Payment Fraud, Kick Backs von Lieferanten?
Insolvenzen begleiten
Eine Insolvenz stellt Sie vor enorme Herausforderungen. Wir unterstützen Sie und übernehmen z.B. die Klärung von Guthaben bei Geschäftspartnern, das Forderungsmanagement oder kaufen Forderungen komplett. Auf Wunsch auf rein erfolgsabhängiger Basis.
Revision unterstützen
Ihre Revision benötigt Unterstützung bei der Prüfung kaufmännischer Prozesse? z.B. bei Test und Auditierung von Accounts-Payable- / P2P- oder Einkaufsprozessen? Wir helfen gerne und bringen unsere Kompetenzen aus Data Analytics und 20+ Jahren Revisionserfahrung für Sie ein.
